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D.O. nº27934 de 10/02/2021
PORTARIA Nº 0017
D.O. nº27936 de 12/02/2021

Portaria CGE Nº 0019 2021 Institui Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD

D.O. nº27937 de 15/02/2021
PORTARIA Nº 0020 retificando a port 18

PORTARIA Nº 0019/2021/CGE/MT

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, para proceder à avaliação dos documentos para estabelecer o ciclo de vida documental e destinação final, dos documentos da Controladoria Geral do Estado - CGE.

CONSIDERANDO a Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

CONSIDERANDO o artigo 3º do Decreto Estadual 5.567 de 26 de novembro de 2002, que determina que “em todos os órgãos e entidades deverá ser constituída uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos obedecido o disposto no Manual de Gestão de Documentos” do Estado de Mato Grosso;

O SECRETÁRIO CONTROLADOR-GERAL DO ESTADO no uso das atribuições que lhe conferem o art.71º, II, da Constituição Estadual, e CONSIDERANDO o art. 3º, inciso II, c/c art. 29, inciso VII, da Lei Complementar nº 566, de 20 de maio de 2015;

RESOLVE:

Art. 1º Criar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD da Controladoria Geral do Estado com o objetivo de atualizar, quando necessário, o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim. Proceder à avaliação dos documentos para estabelecer o ciclo de vida documental e destinação final, analisar e autorizar os descartes de documentos conformidade com a legislação vigente.

Art. 2º Designar os servidores abaixo relacionados para compor a referida Comissão:

Presidente:

Adelson Luiz da Silva - Assessor Técnico

Membros:

Responsável pela guarda da documentação.

Claudimas Ladislau Martins - Analista Administrativo/Economista

Historiadora

Valéria Nassarden Taborelli e Silva - Historiadora APMT

Profissional da Área Jurídica

Edivana Pereira dos Santos - Técnico Administrativo

Profissionais ligados às várias áreas do conhecimento e representantes dos setores conhecedores da documentação

André Ramos Gomes da Silva - Auditor do Estado

Eliana Cristina Hartmann Macedo - Analista Administrativo/Contadora

Milena Basseggio Mazzocco - Coordenadora de Gestão de Pessoas

Jair Monteiro Excórcio - Analista Administrativo/Contador.

Outro profissional que possa colaborar com as atividades da comissão.

Edevanda Silva de Moraes - Técnico Administrativo

Art. 3º Determinar à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/ CGE que faça o acompanhamento da Política de Gestão de Documentos e desenvolva as ações abaixo para o aprimoramento da gestão documental no âmbito da Controladoria Geral do Estado:

I- Levantar em sua Unidade Administrativa, os documentos/processos que estão ativos no Sistema de Protocolo e está arquivado fisicamente, realizar o arquivamento também no Sistema;

II - Tramitar os documentos/processos que estão fisicamente em uma determinada Unidade e no Sistema consta em outra;

III - Criar o Arquivo Setorial da Controladoria Geral do Estado adequado e equipado com materiais, móveis e equipamentos de informática e com equipe de servidores, para receber os documentos dos arquivos correntes e fazer a organização, guarda e controle dos documentos nas fases Intermediária e Permanente;

IV - Aplicar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos em todas as fases dos documentos, ou seja, desde a produção/recebimento até a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Parágrafo único: Deverão todos os setores da CGE, organizar seus documentos em conformidade com o Manual de Gestão de Documentos do Estado, sob a orientação da Superintendência de Arquivo Público;

V - Adotar rigorosamente os procedimentos da Resolução nº 40 de 09 de dezembro de 2014 do CONARQ para eliminação de documentos públicos que cumpriram os prazos de guarda, cuja destinação final seja “eliminação”;

Art. 4º Determinar o cumprimento das normas e procedimentos técnicos no Manual de Gestão de Documentos e da Legislação vigente;

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data da publicação.

Art. 6º Revogam-se as disposições em contrário.

REGISTRADA, PUBLICADA, CUMPRA-SE.

Cuiabá-MT, 11 de fevereiro de 2021.

Emerson Hideki Hayashida

Secretário Controlador-Geral do Estado

(Original assinado)

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